KVKK Hukuku ve Telefonla Referans Verme Riskleri

Söz Uçar, Veri Kalır: Telefonla Referans Vermenin Görünmeyen Hukuki Riskleri

Belçika Veri Koruma Makamı'nın (APD/GBA) 200/2025 sayılı kararı, işe alım süreçlerinde yıllardır süregelen "telefonla referans kontrolü" geleneğinin veri koruma hukuku (GDPR ve dolaylı olarak KVKK) karşısındaki sınırlarını net bir şekilde belirledi. Bu karar, hem İnsan Kaynakları profesyonelleri hem de hukukçular için "sözlü paylaşımların" hukuki sorumluluğunu yeniden tanımlıyor.

İşe alım süreçlerinde adayların referanslarını kontrol etmek, şirketler için vazgeçilmez bir adımdır. Ancak Belçika Veri Koruma Makamı'nın (APD) yakın zamanda yayınladığı 200/2025 sayılı karar, bu sürecin göründüğü kadar "gayri resmi" olmadığını kanıtladı.

KVKK Hukuku ve Telefonda Referans Verme Riski Olayının Arka Planı: Bir Telefon Görüşmesi ve Reddedilen Bir Aday

Bir çalışan (ilgili kişi), eski işvereninden ayrılırken karşılıklı bir sulh sözleşmesi imzalamış ve taraflar birbirleri hakkında olumsuz beyanda bulunmamayı taahhüt etmiştir. İlgili kişi, yeni bir işe başvurduğunda, yöneticisi eski işvereni telefonla arayarak referans kontrolü yapmış; eski işveren ise adayın "yönetim tecrübesi olmadığına" dair olumsuz bir geri bildirim vermiştir. Bu görüşme sonucunda aday işe kabul edilmemiş ve adayın her iki şirkete yaptığı "erişim hakkı" başvuruları da geç veya yetersiz yanıtlanmıştır.

Telefonla Referans Vermenin Görünmeyen KVKK Hukukuna Göre Hukuki Riskleri Açısından Karardan Çıkarılması Gereken 3 Temel Ders

1. Sözlü Bilgi Aktarımı Bir "Veri İşleme" Faaliyetidir:

Şirketlerin en büyük savunması, görüşmenin sadece sözlü olduğu ve kaydedilmediği yönündeydi. Ancak Makam, Avrupa Adalet Divanı'nın Endemol Shine Finland kararına atıfta bulunarak, kişisel verilerin sözlü olarak aktarılmasının da bir veri işleme faaliyeti olduğunu kesin bir dille belirtmiştir. Eğer bu bilgi bir işe alım dosyasına girecekse veya kararı etkileyecekse, doğrudan GDPR (ve KVKK) kapsamındadır.

2. Eski İşveren İçin "Hukuki Sebep" Şartı:

Kararın en çarpıcı noktası şudur: Yeni işveren için referans toplamak bir "meşru menfaat" olabilirken, eski işverenin bu bilgileri paylaşabilmesi için genellikle ilgili kişinin açık rızasına ihtiyacı vardır. Eski işveren, çalışanın rızası olmadan veya başka bir hukuki dayanak (sözleşme vb.) olmaksızın bilgi paylaştığı için veri koruma ilkelerini ihlal etmiştir.

3. Erişim Hakkı ve Şeffaflık İhlalleri:

Aday, "Hakkımda ne konuşuldu?" diye sorduğunda, şirketlerin şu hataları yaptığı tespit edilmiştir:

Yanlış E-posta Savunması: Yanıtı yanlış bir e-posta adresine gönderdiği için süresinde yanıt verme yükümlülüğünü ihlal etmiştir.

Eksik Bilgi Verme: Sadece genel bir gizlilik politikası göndererek adayın özel talebini geçiştirmiş ve kişisel verilerin bir kopyasını sunmamıştır.

Belirsiz Yanıtlar: "Zaten dosyaları biliyorsun" gibi gerekçeler, veri sahibinin haklarını kısıtlamak için yeterli değildir.

KVKK ve GDPR Uyumu İçin Şirketlere Öneriler

Referans Onay Formu: Adaydan, hangi eski işverenlerin hangi kapsamda aranabileceğine dair yazılı onay alınmalıdır.

Eski İşveren Politikası: Şirketler, ayrılan personeli hakkında referans verirken hangi bilgilerin (sadece çalışma tarihleri mi yoksa performans mı?) paylaşılacağına dair net bir iç politika oluşturmalıdır.

Veri Sahibi Başvuruları: Bilgi edinme taleplerine en geç 30 gün (GDPR'da 1 ay) içinde, tam ve anlaşılır bir kopya ile yanıt verilmelidir.

KVKK ve GDPR Uyumu İçin Hukuki Danışmanlık

Sonuç olarak; teknoloji çağında "söz uçar yazı kalır" tezi veri koruma hukuku için geçerli değildir. Söz de kalsa, o ses dalgaları bir kişinin kariyerini etkiliyorsa, kanunun koruması altındadır.

Kişisel verileri korumak, bir emanet kasasını yönetmek gibidir. Kasadaki dosyayı birine vermekle, kasanın içindekileri telefonda birine okumak arasında hukuki açıdan hiçbir fark yoktur; her iki durumda da kasanın anahtarını yetkisiz birine çevirmiş olursunuz. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve KVKK Hukuku konusunda profesyonel destek almak için aşağıdaki iletişim formumuz ve iletişim bilgilerimizden bizimle iletişime geçebilirsiniz.